国际商务资料员的专业证书不需要在企业注册，也不需要每年审核一次，有效期届满前，需向发证机关延期登记（需经过一定的培训和考核）。
证书有效期为三年，参加继续教育培训和考核后，将延期4年。
在国际贸易的实施过程中，合同、订单、报关、检验、运输、仓储、银行、保险等各个环节都是通过各种单证来维护的。因此，外贸企业对文员的需求量很大。据预测，未来5年，上海市文员短缺将达到12万人左右。
由于单证员的操作技能直接关系到对外贸易结算的有效性和成功性，对从业人员的要求相对较高。在上海现有200000名员工中，持有专业证书的不到10%人。
持文书员证者成为就业市场上的“热门货”，他们的月薪一般在5000元左右，此外，国际贸易单证的操作技能是每个外贸业务人员必备的基本技能，大学生进入外贸和外商投资企业从事外贸工作，一般从单证员做起，因此，在申请工作之前，最好先取得文书员证书。