「文件命名」的4条实践规则
1.Why
我们的逻辑一直是，先说「Why」，文件命名也是一样。
上手先不要想这个文件的名字， 而是先想想：如果我现在就立刻删除这个文件，为什么不可以删除？
如果，我实在找不出理由，那就删了吧。
如果，找出理由，把理由写下来作为文件名即可，例如：
「3月8日女王节素材」「李姐18号出差广州要用」「A公司X项目合同草稿等批准」……
这类名称看似很随意，但是已经抓住了某类文件的核心问题：为什么存在？
尤其针对：临时文件，这种命名已经足够了。 多数文件最后都会有自己的最终归宿，要么被纸质归档， 要么存在电子邮箱，要么进入XX ERP系统，要么被扔到一个叫做「归档」的文件夹里。
临时文件，占据了我们工作的相当大一部分，只要想清楚「存在的理由」不难命名，而这类文件最后的归宿都是「废纸篓」。
2.When / Who / What
对于上述以外的「非临时」文件，那么意味着有长久保存的必要，虽然可能也是从一份临时文件演变过来的。 例如「合同草稿」最后变为「盖章合同扫描件」。
长久要保存的文件，如果是类型固定的，数量又庞大的，就适合 When / Who / What 这个规则。
我们还是以「合同」文件为例， 如果有大量合同文件要归档，我们可以开一个文件夹，名叫「历史合同」，然后合同文件都扔进去，但要体现出每份合同的 不同之处。最常见的区分维度是：
合同日期（或到期日） When
和谁签的合同 Who
关于什么事情的合同What
例如：「20190601.A公司.X项目1期合同.pdf」
不仅局限于「合同」，常规的工作文件，几乎都适合这个套路，包括但不限于：周报，销售记录，统计表格，会议记录，协议备忘，申请表格 ……
3.更多的「客观标签」
如果 When / Who / What 已经不能满足了，可以考虑添加一些固定的「标签」来描述。 所谓「标签」就是一些经常会用到词眼。
例如：如果我们的工作文件和地域 有很强的关系，可以考虑「北京」「上海」「广州」……之类的标签。 这种标签直接附加在文件标题后即可。
例如：3月销售报告#广州.xls, 海外代理商名单#NY.pdf ……
不仅仅是「地域」，任何一个对我们业务有帮助的客观属性，都可以作为一类「标签」的参考。 但重点是对业务有帮助，不要为了分类而去分类，这是完全不可取的。
之所以称之为「客观标签」那是因为，这个「标签」描述的是客观内容，无论谁都会得出相同的结论。好处就是，我这份文件的「接收方」绝不会对描述产生歧义。
比方说，想找「北京」数据文件的人，只要看到了文件名就不会去找标着「广州」标签的文件，即使用 Everything 搜索 也能精确的得到所需内容。
4.适当的「状态标签」
个人认为，这是4条规则中，含金量最高的标签。
「状态标签」是什么意思呢？ 就是文件在「工作流」内的附加信息。
例如：Office系统200条快捷键技巧#完成稿.pdf, A客户信息简介#高净值.ppt，XX项目计划书#已批准.docx，
静态的文件并没有什么「状态」， 而实际上很多工作文件由于牵涉到「工作流」，因而都是「动态」的。随着时间的推移，流程阶段会产生变化，业务的价值本身也会起伏，文件也会有生命周期，最后可能变得毫无价值。
所以，如果这份文件要跟着流程「走」，最好加上「状态标签」，让使用它的人，清楚的知道这份文件的价值所在。
可是，手工管理文件名和标签，会不会太麻烦呢，有时还会弄错标签名字。要是标签什么的可以一次输入，以后只要鼠标点击几下就能完成文件管理，那就太好了！
现在，有一款新兴的 「标签式」文件管理器 tagLyst Next 能够充分的帮到我们！
tagLyst Next
tagLyst Next 是一款非常新颖的 文件管理器软件，目前正受到不少 生产力工具网站 的好评和推荐。
tagLyst Next 可以帮助我们
分库分组的管理电脑文件
将现有的文件，快速按「标签分类」
预览主流格式的文件，快速掌握文件精髓
配合我们上面「文件命名」规则中的「客观标签」「状态标签」两条来使用，tagLyst Next 更是提升工作效率的神器。由于「标签」固化了常用「关键词」，因此也不会出现「同义词」混淆。 文件标签本身还能分组收纳， 不会变得杂乱。如能结合自己的工作流，就能把一堆文件 整合成一个自己专属的 业务知识库。 别人的文件是越多越乱，而我们的文件会越多越有价值。
新版的 tagLyst 还可以帮助我们，直接 通过「预设标签」规则，快速为有文件分类。
例如：创建一个名为「纽约」的智能标签，就可以立刻对成百上千已有文件中，标题含有「纽约」字眼的文件进行快速归类。不用逐个再去贴标签了。
又如：名为「纽约」的智能标签下，我们还可以自定义「同义词」，例如：「NY」「Newyork」「N.Y.C」；这样一来 一些含有「纽约」同义词的文件，也能被「纽约」这个标签匹配到一起。 这样一来，就省去我们逐个去翻看确认的时间了。