第1个回答 2022-07-22
电影《杜拉拉升职记》里有这样一个情节，公司要重新装修。装修是由公司行政部来总牵头。但会涉及到公司里的其他部门。因为装修的时候，会影响到其他部门的正常办公，还需要其他部门在既定时间内将办公区域的物料全部进行打包搬走，以便装修公司进场。装修设计中，办公室的设置，员工的卡位等等，都会涉及到公司其他部门。需要其他部门同事的理解和支持配合。
像这样的一些情境，公司里其实会经常遇到。比如公司市场部要进行一场大型新产品上市路演活动。可能就会需要销售部、行政部、设计部等其他部门的配合。像这样的大型项目，其实都是为了公司的整体利益来的。但因为是由某一个部门来总牵头，所以如果处理得不好的话，可能会让其他部门觉得，那是你们部门的事。和我们部门无关。再说我们部门还有我们部门的事。如果是这样的局面的话，项目就很难推进了。就更不用说活动的效果了。既然大型项目这么重要，又特别需要公司全部门的支持配合，那么我们应该如何做，去获得其他部门的支持呢？这里教给大家获取其他部门支持的4个步骤。
首先是在项目开始之前，召开项目启动会。如我们刚才所说。像这样涉及到公司众多部门的工作，一般都是和公司的总体大利益有关的，我们可以把这样的工作称之为项目。当公司要做这件项目时，一般会指定和该项目最有直接关系的部门来负责总牵头。如果你所在的部门被公司指定为项目总牵头部门的话，最好在项目事项进度表中，要有“项目启动会”这一项，邀请公司的高层领导在项目启动会向各部门经理们宣布项目的重要性，对公司业务发展的意义，从而引发各部门经理们的重视。然后在会上正式宣布由哪个部门来负责总牵头，请大家予以配合支持。说简单一点，就是要让公司高层领导帮你站台打call。这样便于后期项目的开展。
其次，作为项目的总牵头部门，要拟出一份详细的项目进度表。也就是我们俗称的项目甘特图。这个是在做跨部门协同配合工作时，非常重要的一个工具。一来，可以帮助我们梳理各项工作不要有遗漏，以及完成的时间进度，确保项目是按照既定的时间节奏在走。另一方面，其实是做到了责任划分。《杜拉拉升职记》搬家桥段中，当销售部以“我这个时候有大客户要谈，没时间搬家”为由百般阻挠杜拉拉所在的行政部的工作时，杜拉拉拿出项目进度表，对销售部老大王伟说“这份进度表是各部门总监之前都确认OK并在上面签了字的，意味着你们没有异议。所以不管你们现在有什么原因，请你们自行解决。不要影响搬家的总体进度”。王伟看到项目进度表上自己的签字，也只好无奈地对下属们说：“自己想办法吧。搬！”。这就是项目进度表的第二个重要原因——责任划分。
第三是过程当中的进度沟通会。因为在项目进行的时候，会有些之前没有预料到的情况，或是执行的过程当中发生了一些问题，当然，还有项目执行的进度情况等等，都需要有一个平台大家要来回顾以及讨论接下来的进度安排。所以不是项目一开始，给各部门发一张项目进度表就完了，而是在过程当中，要有定期的项目沟通会，可以是一周一次，或是半月一次。具体要看项目周期以及紧急程度。这里特别说明一下，沟通会最好是定时的，比如在项目启动会时，就提前告诉大家，未来我们将会在每一周周一下午几点，大概用多长时间来做进度沟通会。这样好便于其他部门提前安排时间。如果时间上有异议，还可以在启动会上提出来。大家一起来讨论，定出一个大家都比例适合的时间。切忌不要临时通知其他部门开会。否则很容易因各部门的时间凑不到一块儿，而召开不成，或是召开的效果不好。召开项目进度沟通会，除了是常规地了解项目进度情况之外，其实也是一种隐形施压。因为如果有些部门不重视，进度没有按照既定要求的时间在走的话，那么在会上，相当于是公开给到其他各部门了。留下一个“拖后腿，部门效率不高”的印象。一般来说，作为部门领导，是绝不想看到这样的情况的。所以项目进度沟通是可以起到隐形施压的作用的。
最后就是大BOSS的支持了。因为项目是和公司的总体大利益有关的。如果在过程当中，遇到了阻力或困难时，可以请公司高层领导来会上以了解项目进度的由头，来给大家打打气，或是提出一些期许。让大家能够齐心协力，一起把项目完成好。在借用BOSS支持这一招里，切忌不要没事儿就拿老板来压人。比如跟有些不配合的部门说，“这个项目又不是只我们部门的，都是为了公司。你这么不配合，我让老板来跟你说”。千万不要这样说。也不要真得这样去做。会影响职场人际关系，也会让老板怀疑你的工作能力。职场上，永远是拿数据和结果在说话的。当我们拿着项目进度表跟老板进行工作汇报时，哪些部门是配合的，哪些部门拖了后腿，老板一看就清楚。当觉得需要出面打气或提醒的时候。老板一般是会出面的。
好了，以上就是如何获得其他部门支持配合的四个步骤：召开项目启动会，做出项目进度甘特图并与各部门确认，定期召开项目进度沟通会，最后是寻求大BOSS的支持。你学会了吗？
作者介绍：马老师，有着18年职场经验的职业培训师。致力于帮助更多职场新人提升职业技能，成就个人职业发展。更多职场干货，欢迎关注“马老师的职萃坊”