为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）。该标准于2012年7月1日起正式实施。此标准是对国标《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704-1999 )的修订，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定。
公文用纸幅面尺寸
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。
页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。
字体和字号
如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。
行数和字数
一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。
发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
单一机关发文带“文件”二字
多个发文机关联合发文不带“文件”二字
发文字号
编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
单个签发人
多个签发人
版头中的分隔线
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
标题
一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
主送机关
编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。
正文
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
附件
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
单个附件
多个附件
发文机关署名、成文日期和印章
成文日期一般右空四字编排，印章用红色。
单一行文发文机关
两个机关联合行文
五个机关联合行文
版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
抄送机关
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
版记要素
页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
提称语，用在对方称呼后面，表示尊敬——
父母：膝下、膝前、尊前、道鉴
长辈：几前、尊前、尊鉴、赐鉴、道鉴
师长：函文、坛席、讲座、尊鉴、道席、撰席
平辈：足下、阁下、台鉴、大鉴、惠鉴
同学：砚右、文几、台鉴
晚辈：如晤、如面、如握、青览
女性：慧鉴、妆鉴、芳鉴、淑览
二、祝愿语
父母：恭请福安 叩请金安
长辈：恭请崇安 敬请福祉 敬颂颐安
师长：敬请教安 敬请教祺 敬颂海安
平辈：顺祝
三、常用的提称语
提称语是提高称谓的语词，用以表达盼望受信人阅览这封书信之意。
膝下 对祖父母、父母亲用。
尊鉴 对祖父母、父母亲辈的长辈用。〈鉴，是看信的意思。〉
道鉴 对师长用。
赐鉴 对普通长辈用。
大鉴 对平辈用。
惠鉴 对平辈用。
鉴 对晚辈用。
对长辈：叩禀 敬叩 拜上
对平辈：谨启 鞠启 手书
对晚辈：字示 白谕
书信上的称呼
四、书信一开头，便是称呼；信的末尾，再具名的上面，也要称呼；信的中间，提到别人时，又要称呼。称呼弄不清，容易闹成笑话。
〈一〉家族称谓表
称人 自称 对他人称 对他人自称
祖父 \ 母 孙 \ 孙女 令祖父 \ 母 家祖父 \ 母
父 \ 母亲 儿 \ 女 令尊 \ 堂 家父 \ 母
伯父 \ 伯母 侄 \ 侄女 令伯 \ 伯母 家伯 \ 伯母
兄 \ 嫂 弟 \ 妹 令兄\嫂 家兄\嫂
弟 \ 弟妇 兄 \ 姊 令弟 \ 弟妇 舍弟 \ 弟妇
姊 \ 妹 弟妹兄姊 令姊 \ 妹 家姊 \ 妹
吾夫 妻 尊夫 外子
贤妻 夫 尊 \ 嫂夫人 内子 \ 人
吾儿 \ 女 父 \ 母 令郎 \ 媛 小儿 \ 女
贤媳 愚 贤媳令媳 小媳
贤侄 \ 侄女 愚伯 \ 伯母 令侄 \ 侄女 舍侄 \ 侄女
君舅 \ 姑 媳 令舅 \ 姑 家舅 \ 姑
〈二〉亲戚称谓表
称人 自称 对他人称 对他人自称
外祖父 \ 母 外孙 \ 女 令外祖父 \ 母 家外祖父 \ 母
姑丈 \ 母 内侄 \ 侄女 令姑丈 \ 母 家姑丈 \ 母
舅父 \ 母 甥 \ 甥女 令母舅 \ 舅母 家母舅 \ 舅母
姨丈 \ 母 姨甥 \ 甥女 令姨丈 \ 母 家姨丈 \ 母
岳父 \ 母 子婿 令岳 \ 岳母 家岳 \ 岳母
姊丈 内弟 \ 姨妹 令姊丈 家姊丈
妹丈 内兄 \ 姨姊 令妹丈 舍妹丈
表兄 \ 嫂 表弟 \ 妹 令表兄 \ 嫂 家表兄 \ 嫂
表弟 \ 弟妇 表兄 \ 姊 令表弟 \ 弟妇 舍表弟 \ 弟妇
内兄 \ 弟 妹 \ 姊婿 令内兄 \ 弟 敝内兄 \ 弟
襟兄 \ 弟 襟弟 \ 兄 令襟兄 \ 弟 敝襟兄 \ 弟
贤甥 \ 甥女 愚舅 \ 舅母 令甥 \ 甥女 舍甥 \ 甥女
贤婿 愚岳 \ 岳母 令婿 小婿
五、书信开头语
惠书敬悉，情意拳拳。 接获手书，快慰莫名。 昨得手书，反复读之。
谕书敬读，不胜欣慰。 拳拳盛意，感莫能言。 顷接手示，甚欣甚慰。
久不通函，至以为念。 前上一函，谅已入鉴。 喜接来函，欣慰无量。
顷奉惠函，谨悉一切。 顷接手示，如见故人。 得书甚慰，千里面目。
得书之喜，旷若复面。 数奉手书，热挚之情，溢于言表。
顷奉手教，敬悉康和，至为欣慰。 久未闻消息，唯愿一切康适。
手书已接多日，今兹略闲，率写数语。
钦佩语
奉读大示，向往尤深。 喜接教诲，真解蒙矣。 大示拜读，心折殊深。
谨蒙悔语，用祛尘惑。 大作拜读，敬佩之至。 顷读惠书，如闻金石良言。
久钦鸿才，时怀渴想。 德宏才羡，屡屡怀慕。 蒙惠书并赐大著，拜服之至。
思念语
分手多日，别来无恙？ 岁月不居，时节如流。 别后月余，殊深驰系。
一别累月，思何可支？ 海天在望，不尽依依。 别后萦思，愁肠日转。
离别情怀，今犹耿耿。 别来良久，甚以为怀。 近况如何，念念。
前上一函，谅达雅鉴，迄今未见复音，念与时积。
问候语
春寒料峭，善自珍重。 阳春三月，燕语雕梁，想必心旷神怡！
当此春风送暖之际，料想身心均健。 春日融融，可曾乘兴驾逰？
春光明媚，想必合家安康。 时欲入夏，愿自珍重。
赤日炎炎，万请珍重。 渐入严寒，伏福躬无恙。
入秋顿凉，幸自摄卫。 汗暑无常，伏维珍重自爱。
自术语
敝寓均安，可释远念。 阖寓无恙，请释悬念。 贱体初安，承问极感。
贱躯如常，眷属安健，聊可告慰。 微恙已愈，顽健如往日，免念。
祝贺语
欣闻......，谨寄数语，聊表祝贺。 谨以至诚，恭贺你们......
喜闻...... ，由衷快慰，匆致此函，诚表贺意。
致歉语
惠书敬悉，甚感盛意，迟复为歉。 音问久疏，抱歉良深。 久未通函，甚歉。
六、结束语
结尾问候语，是问候受信人安好。
草率书此，祈恕不恭。 匆此先复，余后再禀。 特此致候，不胜依依。
临书仓卒，不尽欲言。 谨申数字，用展寸诚。 书不尽意，余言后续。
诸不具陈。谨申微意。 请长纸短，不尽依依。 言不尽思，再祈珍重。
日来事忙，恕不多谈。 专此奉复辟。 手此奉复。 敬候回谕。
对长辈用：
敬请 福安。／恭请 崇安。／敬请 教安。
对平辈用：
敬请 大安。／敬请 台安。／顺颂 时绥。
对晚辈用：
顺颂 近佳。
对居丧的人用：
〈对长辈用〉恭请 礼安。
〈对平辈用〉敬请 礼安。
对生病的人用：
敬请 痊安。