在需要多人参加谈判班子的情况下,多大的人员规模比较合适呢？卡耐基访问过谈判专家,其中大多数人认为,谈判小组的人数以4人左右最为理想。其理由是：1.谈判小组的工作效率
作为一个集体,谈判小组要有效地进行工作,内部必须进行适当而严密的分工和协作,小组内部交流渠道必须通畅。而人数一多,交流就会发生困难,而谈判却要求高度地集中统一对外和对问题做出灵活、及时的反应。人数多,意见也多,要把这些不同的意见全部集中统一起来,并非一件易事。
在谈判这种高度紧张、内容复杂多变的活动中,要达到上述要求,谈判小组的规模过大是不行的。从大多数谈判情况来看,工作效率比较高的人数规模在4人左右。
2.谈判小组管理幅度的有效性
一个领导者所能有效地管理下属的人数是有限的,即管理幅度是有限的。高层领导不能直接管理这众多的下属人员,于是设立了许多中间管理层来进行管理。比如一个上万人的大公司,总经理只需管好几个副总经理,每个副总经理再分别管好几个分公司经理,每个分公司经理再分别管好几个部门经理,每个部门经理再分别管好几个业务主管,每个业务主管再分别管理若干个职员。工作性质与工作内容不同,管理幅度也不一样,层次越高,管理幅度就越小。
商务谈判紧张、复杂、多变,既需充分发挥个人的独创性和独立应付事变的能力,又需要内部协调统一、一致对外,其领导者的有效管理幅度不可能太大,只能在4人左右。超过这个限度,其内部的协调和控制就会发生困难。
3.谈判所需专业知识的范围
一场谈判特别是一个大型项目的谈判,会涉及到许多专业知识,但这并不意味着谈判需要相应地配备各种专业知识的人同时参加。因为,谈判的不同阶段所涉及到的主要的专业知识的种类是有限的,只要谈判班子的成员具备这几种主要的专业知识就能胜任了。某些非常专门或具体的细节谈判可以安排另外的小型谈判予以解决,或者请某些方面的专家作为谈判班子的顾问,给谈判人员献计献策或接受咨询来加以解决。这样就不必为扩大谈判小组人员规模而劳神了。
4.谈判小组成员的调换
一般情况下,如果谈判小组的成员能够满足谈判所需专业知识的需要,胜任相应的工作,那么,保持谈判小组成员的稳定是有好处的。因为自始至终参加谈判,对双方立场、观点的形成、发展变化等有关问题的来龙去脉了解得很清楚,可以防止对方节外生枝,避免对方利用己方换人之机,在新来人员对情况不甚了解的情况下钻空子。
但是,有许多谈判具有明显的阶段性,在某一阶段围绕某一个或某几个方面的问题进行专门的磋商,并可以得出比较一致的看法。这样,某些谈判成员只在某些阶段上能够发挥巨大的作用,而在另外的一些阶段的作用不大或没有作用。例如,在谈判初中期,需要技术人员参加,而法律人员则是多余的：但在最后的协议阶段,需要法律人员审查合同草案,技术人员又是多余的。对于这种情况,可以根据谈判的不同阶段的不同需要,调换谈判小组的成员。需要什么样的人,什么人就上场,任务完成了或暂不需要时就退场。
这样,既保证了谈判的需要,又使谈判小组的规模保持在合适的水平上,既便于有效地控制,又节约了己方的谈判费用。
当然,对于特别复杂的商务谈判,同时需要许多人参加谈判。为了满足这一要求,同时也为了更好地进行协调控制,可以采取一个折中方案。即可以在人数众多的谈判小组中进行分工,成立几个专业性的部,如商务谈判部、技术组织部、法律组织部等,每个部的人数可以确定为4人左右。这样,从专业部的谈判来讲,其人员规模比较合适；而就整个谈判小组而言,主要是协调各专业部之间的关系,其数目并不多,协调起来比较容易。
三、合理的组合
谈判小组必须具备完善的专业知识结构,分工协作,才能有效地完成谈判任务。商务谈判所需的专业知识大体包括以下几个方面：有关技术方面的知识；有关价格、支付条件、交货条件、风险、运输、海关等商务方面的知识；有关法律方面的知识。在涉外商务谈判中,还需具备语言翻译方面的知识。根据上述专业知识的需要,一个谈判小组应配备相应的人员。