职场沟通技巧|如何清晰有条理地汇报工作

如题所述

给领导汇报工作,一定要做好充分的准备。领导的时间有限,能够给到你的时间就更少,所以我们要把握住每次汇报沟通的机会,及时有效地推进工作项目,同时以逻辑清晰、主次分明、简练流畅的汇报风格给领导留下好印象。我们该如何准备一个工作汇报呢,给大家分享几点经验。

1-  选择汇报主题

汇报的事项分轻重缓急,我们要根据每个需要汇报的事项去选择合适的沟通方式和时机。

(1)比较重要的紧急事情优先汇报,事态非常紧急的严重情况直接当面去找领导沟通确认,或以微信、钉钉、电话的方式迅速汇报确认。

(2)重要、但不那么紧急,且一句两句说不清楚的事情,建议约领导时间,单独安排一个时间段深度沟通,比如你可以这样说“领导,这周后半周您大概哪个时间段比较方便,我想跟您汇报下今年的工作计划,预计可能需要半小时左右的时间。”

(3)不复杂,紧急程度一般的事情,可以微信、钉钉汇报同步下,或者正好碰到领导,有合适的机会直接说一下即可。比如公司组织了个运动比赛,你想推荐某某下属参加,这类小事情就简单说一下,不用特地以正式形式汇报。

你可以将想要汇报的事情写下来,对照这几种情况,看分别是以什么形式和优先级去汇报。接下来,我会以需要单独约领导时间沟通的事项进行展开,说明这类情况我们该如何具体准备汇报内容。

2-  准备汇报内容

汇报内容需要根据你的汇报事项进行针对性准备。

我们可以根据项目开展的时间分为:项目开始前、项目进行中、项目结束后这三个阶段。

(1)项目开始前:汇报工作计划

项目正式启动前向领导汇报项目开展计划,可以使用经典的5W2H框架

WHAT:这项工作是什么

WHY:我们为什么要做这个事情,原因是什么

WHEN:打算什么时候开始,预计什么时候结束

WHERE:在哪个城市启动?从何处着手?

WHO:项目负责人和参与人员,分工

HOW:具体怎么做,解决思路

HOW MUCH:预算规划

(2)项目进行中:

这里面又分成进展顺利和遇到问题两种情况。

A、当项目进展顺利,就按照既定的节奏去汇报,可以采用如下话术汇报进度:

关于xxx工作,目前我们的工作进度是xxx,我们已经完成了xxx、xxx事项,下一步重点是完成xxx、xxx事项,按目前的工作进度,可以在设定的几月几号DDL前完成。

B、项目开展遇到了问题,需要领导决策下一步。

首先,遇到问题不要慌,很多人会直接把问题抛给领导,“领导,现在这个项目遇到了什么什么困难”,然后就没了。什么都指望领导给你处理,你的价值如何体现?职场中,不要做巨婴,学会解决问题是一个很重要的能力。你可以冷静分析问题是如何发生的,现在有哪几种处理方案,再让领导去决策,永远要带着方案去汇报,做有准备的人。

我们在汇报中可以按如下逻辑展开:

A、当前项目进展到什么阶段

B、现在遇到了什么问题和挑战

C、我对这个问题的分析或者反思

D、我提出了几个优化和改进方向

-针对这种情况,我有如下几种解决方案

-综合考虑落地执行可能性、价格、时间等因素,给方案排序,先从最合理的解决方案讲起

-每种方案说明优劣势

E、给到我的初步决策

从xx角度考虑,我会推荐采用方案X,您看这样执行是否可以

第三种,汇报项目结案

项目完成后汇报整体项目取得成果,可以使用面试中常采用的STAR法则

Situation背景:在什么样的背景和情境下

Task任务:我们开展了什么计划,需要完成什么样的目标

Action行动:为达成目标,我们采取了哪些行动

Result结果:取得了什么样的成果,有哪些亮眼成绩

3-  加些亮点:

当我们按照如上框架进行汇报时,领导会觉得你思路清晰、内容完整,主次分明,已经是一次很不错的汇报啦。(鼓掌)

如果我们给自己更高的要求,希望给领导留下深刻亮眼的印象。还可以加入以下技巧:

(1)  善用数据

在汇报成绩的时候,可以将“销售转化金额显著上涨”等描述用数据来体现,比如可以拆解为新增客户数同比增长xx%,客单价同比增长xx%,新增客户转化金额较去年翻了几倍,老客复购率提升xx%,老客贡献金额占比同比增长xx%等等。

(2)  提出有吸引力的观点

可以采用“具体做法+工作价值”的方法,比如说你需要向领导汇报下个季度的市场活动计划,可以这样说“我计划Q2联动5家外部的企业家俱乐部举行联合活动,使得下个季度的市场活动覆盖新用户数较Q1提升2倍。”预期目标和价值前置,引起领导对你接下来汇报内容的兴趣。

如何从日常工作中提炼出对公司的价值,可以参考京东的slogan“多快好省”,通过某某方式,收益有没有更多?效率是不是更快?结果是不是更好?是不是更省时省力省钱?

最后还有一点提醒是,我们在汇报前要设想下关于这次汇报主题领导可能会关心哪些问题,提前准备好回答,有备而来。

好啦,关于如何汇报工作的话题,我们先聊这么多,建议大家点赞收藏,下次汇报前提前发出来再回顾下哦。有其他想要了解的,可以评论区留言给我~
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第1个回答  2023-01-09

大家好,我是羽翼课堂创始人Benny。

如何判断什么是汇报的重点

我们心目中有三个重点。一是工作重点,即我们干工作时要侧重抓的事项,是工作的关键点,核心环节,重要步骤,必须摆上重要位置。二是我自己认为的重点,即我觉得这些人或事是应该向领导汇报的,其他事可以不说,但这些信息必须让领导知悉。三是领导认为的重点,即领导觉得这是重要的,我需要了解,我想你把这方面的信息告诉我。这三个重点有时会交叉或重叠,有时甚至相差很大。当相差很大时,就是彼此不在一个“频道”上,你汇报得口干舌燥,领导听得昏昏欲睡,这就是典型的抓不住重点!我的建议是,以领导的重点为基础,融合你的重点,把工作重点讲出来,这个讲出来的内容就是重点!

怎么完美表达汇报的重点

实际工作中也会有明知道该汇报什么,但是现场发挥不好,也就是好话没说好。我建议汇报前,列出汇报提纲,注明汇报要点,重要数据,做到汇报思路清晰,不至于说过的重复说,或者该说的忘了说。汇报中,不光顾着自己讲,要考虑听者的感受,注意态度,恭敬认真,不卑不亢;注意语速,不急不缓;注意音量,不高不低;注意发音,口齿清晰。同时,随身携带支撑自己观点的相关资料,可以边汇报边递给领导看,有重点,有数据,有事例,有观点,实实在在,生动形象。而且这么做还可以调节汇报气氛,缓解一个说,一个听的单调汇报模式带来的尴尬气氛,在互动中,轻松愉快汇报。

你想说的,是领导想听的。你说的,领导全面且舒适地听到了。这就是抓住重点的汇报,这就是表达能力强的汇报。

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