关于备用金支出后如何记账的问题

Question

刚接触出纳方面的工作，因为在一个小公司工作，不是很正规，老板交给做简单的出纳工作。想请教高手们一个问题，现在就是我身上每月的备用金，支出后（办公室的水、电、煤、纸等办公用品、差旅费）支出后，我们一般都是拿差发票、凭证等现金支付，没有预支的情况的。现在的问题就是，想问一下，钱付出去以后，我要怎么做一个证明（记账），也就是说我开一个什么凭单吗？附：我有电子表格的《备用金支出明细表》。但是，我想总不可能把那些凭证、发票一张张的放起来就行了吧，总是要做了收付证明什么的。先谢谢了哦，分不多，请各位谅解一下。
其实科目吧，暂时不是最主要的，关键是我现在要作一个什么凭单 ，把那些日常支出的零碎费用的发票粘在它后面，作一个每日汇总就行，这个粘单 是叫什么凭单？我不太清楚。因为公司有请兼职会计，定期会把备用金支出里有正规发票的全拿走，还有一些只有凭证，没有发票的。如果有一个凭单，上面记着当日总支出，我只要一查凭单总额就可以，不用每张发票、凭证核对 了。

Answer 1

你可以提供一张粘单，让报销的人把发票、报销的原始单据粘到粘单上，这样看起来就好多了，也方便你计算总额。这个是作为凭证的原始单据的。

分录如下

借：其他应收款——××
贷：现金

借：管理费用/营业费用
贷：其他应收款——××

“其他应收款”这个科目虽然最后余额为0，但是还是要走一趟的。这样做的话，只要查帐簿，就可以知道什么时候、有什么人报销过。一目了然。

具体入什么费用，看来报销的人是什么科室的，如果是管理人员（如经理办公室人员）入管理费用；如果是业务，入营业费用吧。

不能直接
借：管理费用
贷：现金

要不叫你查具体有哪些人报销过，还真不知你该怎么查。。。。

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你说的是手工帐？

手工帐簿吧？不是凭证，

做凭证是这样的，每次报销时，
加下报销人员提供的发票金额，正确无误后，根据这个金额做分录，写在一张凭证纸上，这个是记帐凭证；
记帐凭证后要附上报销的发票原件作为凭证附件。
如果同时支付了现金的，要叫接收现金的人签收，也要附进去；如果是支付的现金支票，小票头要作为附件附进去。
每次的记帐凭证及附件，用别针、大头针什么的别在一起，和下次做的记帐凭证分开。

然后每天快下班之前，根据自己做的一叠记帐记手工帐，就是登帐簿了。一个科目一个帐簿，有些还有明细帐的，要根据明细科目分好几个帐簿。

当然，你也可以先做记帐凭证，再做汇总凭证，最后再登手工帐簿。不过不推荐。增加工作量。

莫非，你说的是汇总凭证？

如果是汇总凭证的话，分为收款汇总凭证和付款汇总凭证。对于出纳而言，这两种凭证主要是两个科目：现金、银行存款。

这样，只要填4中汇总凭证就可以了：
收款现金
收款银行存款
付款现金
付款银行存款

就是4张表格而已。

Answer 2

出纳怎么领取的是备用金呢？按照规范的会计核算，出纳保管的是现金（当然，出纳还负责银行存款的结算核算），他手上的现金就是库存现金，无论是从银行提现，还是收取款项，均不需要写借条，而是取得银行回单或者开具收据，按照规范的要求，出纳领取（实际上出纳不需要领取，而是从银行提取或者向交款的人收取）现金时，会计分录为：借：现金，贷：银行存款/其他应收款/主营业务收入......，贷方可能涉及很多科目。然后出纳当天登记现金日记帐，会计登记现金总帐（一般月底登记）。

如果你们把出纳领取的当作是备用金，那就把出纳当作企业的一个一般业/务部门的员工，他领取备用金就成了类似一般业/务部门员工向公司借款，那就需要有另外一个人在负责整体的现金保管等。那这个出纳领取备用金就要写借条，之后会计就要根据借条编制记帐凭证（采用通用的记帐凭证模式）或者付款凭证（采用收付转模式），分录是：借：其他应收款——出纳姓名，贷：现金。那个整体保管现金的人就需要根据这个分录登记现金日记帐，会计就需要根据这个凭证登记现金总帐、其他应收款的总账和明细帐。

一些小公司可能采用你们的处理方法：银行存折、银行存款由老板（或者老板娘，下同）负责，出纳不负责，到银行取现或者现金送存银行由老板负责，老板保管大额现金，出纳手里的现金当作备用金，出纳需要钱用于企业的日常开支就向老板领取，并需要写借条，开支后再向老板报销。针对这种情况会计有两种处理方法：一个是，会计核算上把老板当作出纳，出纳管理的钱当作备用金；一个是核算上把出纳当作出纳，只不过出纳负责的范围小，实际向老板领取款项的时候还是需要写借条。

Answer 3

现金出账的时候应该是借：管理费用等 贷：现金,
这样就是你的现金减少，按照报销单一笔一笔的做。